Begin met dus

In het huidige tijdperk hebben mensen over het algemeen een korte concentratieboog. Om deze reden leren veel adviseurs het ordeningsbeginsel zoals beschreven in ‘The Pyramid Principle’, geschreven door Barbara Minto. Langs deze wijze adviseren betekent met de deur in huis vallen: het antwoord eerst, de onderbouwing later. 

In het adviesvak is argumenteren een basisvaardigheid. Adviseren verloopt grotendeels via taal. Helder schrijven is helder denken. We vatten wijsheid in verhalen, die van anderen en die van onszelf. Het is dankzij taal dat we adviseren wat we adviseren. Dat kan niet zonder helder denken. Door teksten goed te structureren worden de teksten korter, duidelijker en beter te volgen. En dat is nodig ook, want mensen hebben een niet al te lange aandachtsspanne, zeker nu niet. We verlaten ons in toenemende mate op beelden om ons te verklaren, gifjes en memes horen inmiddels tot de moedertaal. Veel adviseurs leren daarvoor al in het begin van hun loopbaan het ordeningsbeginsel zoals beschreven in ‘The Pyramid Principle’, een boek dat begin jaren zeventig werd geschreven door Barbara Minto. Het principe is om meteen ter zake te komen. Het zorgt ervoor dat snel de aandacht van het publiek getrokken wordt en dat een verhaal opgemaakt kan worden dat gemakkelijk te onthouden en te begrijpen is. Het adviseren volgens de omgekeerde piramide, is met de deur in huis vallen. Het antwoord eerst. Je begint met de kernboodschap die je daarna pas verder uitwerkt. Hoe verder je komt, hoe minder belangrijk de informatie wordt. Het principe wordt toegepast door argumenten te structureren nadat de thesis of scriptieverklaring geïntroduceerd is. Het puntje van de piramide is de kern, de conclusie op hoofdlijnen. Het is omdenken ten top. Je neemt niet als uitgangspunt wat jij wil zeggen, maar wat je lezer wil weten.

Omdenken

Barbara Minto was binnen McKinsey verantwoordelijk voor het trainen van nieuwe talenten en deze in de kortst mogelijke tijd tot deskundige adviseurs op te leiden. Zij verwees in haar boek naar de Amerikaanse Burgeroorlog, toen de omgekeerde pyramide voor het eerst werd genoemd. Omdat de telegraaftarieven hoog, de verbindingen onbetrouwbaar en de wachtrijen lang waren, stuurden de telegrafisten om de beurt een alinea per correspondent. De berichten begonnen met een zo kort mogelijke samenvatting van het nieuws. De overige alinea’s bevatten details in volgorde van belang. Vandaag de dag worden nieuws-berichten nog steeds zo opgebouwd. Als er ruimtegebrek is in de krant, moet de laatste alinea van een bericht probleemloos geschrapt kunnen worden. Het bericht kan als het ware ‘opgerold’ worden. Het principe is nog steeds van toepassing. De klant wil geen probleem, maar een oplossing. Dus wat is de elevator pitch die je de lezer wil meegeven? Deze boodschap is de kern van het hele advies, de rest van de tekst onderbouwt deze kern. In de kernboodschap ga je in zo’n halve minuut vooral in op de wie, wat, waar, wanneer en hoe. Hoe en het waarom werk je in de rest van de tekst (verder) uit, als je dieper op de materie ingaat.

De onderbouwing later

Omdat mensen er geen zin in hebben om veel tijd en energie te steken in het ontcijferen van een ingewikkeld advies, is het slim om te beginnen met de conclusie. Dit kunnen ook aanbevelingen zijn, de resultaten uit een onderzoek, thesisverklaring of andere kernpunten. Het pyramideprincipe draait de traditionele methode om die gebruikt wordt om tot een conclusie te komen. Normaal gesproken wordt de conclusie gegeven in een tekst of presentatie nadat alle feiten benoemd zijn, en ondersteunende ideeën besproken zijn. De pyramide van Minto doet het precies andersom: eerst de conclusie, dan de argumenten en vervolgens de onderbouwing. In het verhaal kan logica aangebracht worden door op de volgorde te letten.

Het is een aanpak die veel startend adviseurs al snel meekrijgen – begin met dus, oftewel: de conclusie eerst.

Relevantie als filter

De reden is dat de geadviseerde vaak in gedachten de aanbeveling al ziet aankomen als er een stortvloed aan argumenten en redenen wordt gegeven. Dit is omdat zij op een dergelijke top-down manier denken, focussend op het grote plaatje. Dus het antwoord eerst. Zo helpt argumenteren volgens de omgekeerde piramide je om hoofd- en bijzaken te scheiden. Bovendien is een directe manier van communicatie overtuigender dan een conversatie waarin om de kern gedraaid wordt. Door vooraf te bedenken hoe ideeën samenhangen kunnen deze efficiënter op papier worden gezet en kunnen de hoofd- en bijzaken beter onderscheiden worden. Feiten en gedachten worden op een manier georganiseerd dat een tekst overtuigender wordt. Bovendien heeft het trainen met een dergelijke structuur ook als voordeel dat de persoon zelf zijn woorden zorgvuldiger gaat kiezen in het alledaagse leven en dus ook op de werkvloer. Door alle irrelevante zaken te verwijderen komt de kern sterker naar voren.


Vertrouwd adviseur van bestuurders, toezichthouders en (communicatie)directeuren in strategische veranderingen en samenwerkingstrajecten.