Als adviseur heb je vaak te maken met een breed scala aan opdrachtgevers die allen waarde verwachten. Maak altijd goede financiële afspraken voor je begint aan een opdracht en voorkom verrassingen.
Veel adviesbureaus zijn van oudsher gewend de tijd die zij aan opdrachten besteden door te belasten op basis van uren maal tarief. Zo wordt vaak gewerkt op basis van nacalculatie. Toch zijn er kanttekeningen te plaatsen. Het is een vertrouwd verdienmodel. Opdrachtgevers willen niet zomaar een blanco cheque uitschrijven, om achteraf tot de conclusie te komen dat zij weliswaar kwaliteit hebben gekregen, maar tegen een onacceptabele prijs. Het risico is dat een factuur niet in lijn is met de verwachtingen van de opdrachtgever. Tegen die achtergrond verdient het aanbeveling om fixed fee te werken. Dit betekent dat vantevoren een inschatting wordt gemaakt welk bedrag voor de inspanningen in rekening wordt gebracht. Ook uit het oogpunt van marketing is het hebben van producten – al is dat niet meer dan een afgebakende set van diensten – voor adviesbureaus een oplossing. Met termen als ‘Onze medewerkers leveren goede dienstverlening tegen concurrerende uurtarieven’, is het immers lastig om werk binnen te halen. Uurtje-factuurtje is geen optimaal concept. Het is beter om te spreken in termen van toegevoegde waarde.
Bedrag staat vast
In de adviespraktijk is het de kunst om het verband tussen tijd en waarde te relativeren. Liefst factureer je niet op basis van de gemaakte uren (nacalculatie), maar op basis van waarde (fixed price). De ICT-branche biedt inspiratie, omdat in veel gevallen ‘uurtje-factuurtje’ is vervangen door vaste prijsafspraken. Werkzaamheden zijn gebundeld, zodat deze aan opdrachtgevers kunnen worden aangeboden als een product met een vaste prijs. De klant krijgt hierdoor allereerst het vertrouwen dat er over de inhoud van het product en over een passende prijs is nagedacht. Daarnaast geeft het je de mogelijkheid om de winstgevendheid van geleverde ‘producten’ over meerdere klanten te analyseren en de prijs en het product te verbeteren. Het voordeel van fixed price: de klant krijgt vooraf zekerheid tegen welk bedrag je de gevraagde dienst levert (bijvoorbeeld een adviesrapport, jaarrekening of belastingaangifte). De bestede tijd doet er (voor de klant) niet meer toe. Het in rekening te brengen bedrag staat immers vast.
Inzicht
Er zijn verschillende argumenten voor een fixed fee. Maandelijks kunnen pro rato vaste bedragen in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld gedurende de looptijd van een project. Dat biedt als voordeel dat de maandelijkse inkomsten minder fluctueren, wat zorgt voor een voorspelbaardere omzet en cashflow. Het nadeel is natuurlijk wel dat je meer uren kwijt kunt zijn aan een opdracht dan dat je gebudgetteerd hebt en je voor deze extra uren geen factuur kunt sturen. Zo is het praktisch om in een offerte ook op te nemen welke werkzaamheden niet binnen de scope van de opdracht vallen. Dit maakt discussies over meerwerk een stuk eenvoudiger. Wanneer er werkzaamheden nodig zijn die niet in de begroting zijn opgenomen, kun je het meerwerk en de extra kosten daarvan aangeven voordat je begint met die werkzaamheden. Het managen van fixed fee-opdrachten vereist andere software dan het registreren en factureren van uren, al heeft een adviesbureau uiteraard niet de tools van een bouwbedrijf nodig voor het maken van een voor- en nacalculatie. Het verkrijgen van inzicht, zowel voor, tijdens als na de opdracht, is zoals gezegd op langere termijn wel van groot belang.
In de pas
Het risico van het afspreken van een fixed fee is dat er zo min mogelijk tijd aan de opdracht wordt besteed, waardoor de kwaliteit minder is dan de opdrachtgever mag verwachten. En ook bij fixed fee-opdrachten moeten alle uren tijdig ingeleverd en vervolgens goed gecontroleerd worden. Omdat deze controle niet tijdens het factureren plaats vindt, moet de controle op een ander moment plaatsvinden. Er moet in het bijzonder gecontroleerd worden of uren binnen de scope van het project vallen. Als dat niet het geval is, moeten die uren of op een ander project geboekt worden, of als meerwerk aangemerkt worden, zodat deze uren alsnog (extra) gefactureerd worden. En als uren buiten het budget vallen, is het zaak om te weten hoeveel uur er nog nodig zijn om de taak af te ronden. Alleen als je zicht hebt op de nog te maken uren én wanneer je het budget en de bestede uren weet, kun je inzien of de opdracht nog in de pas loopt of niet.
